Neste artigo, vamos explorar diferentes estratégias de como vencer a procrastinação, incluindo a Técnica Pomodoro, que é uma das abordagens mais populares para gerenciar o tempo e aumentar a produtividade.
A procrastinação é um desafio comum enfrentado por muitas pessoas e também uma das maiores causas de ficar sem tempo durante o dia.
Além disso, as consequências da procrastinação podem ser significativas, levando a perda de prazos, notas escolares mais baixas e baixo desempenho no trabalho.
Felizmente, existem várias técnicas eficazes para vencê-la e até mesmo algumas mudanças de hábitos simples podem ser um divisor de águas na busca da alta performance.
Mas antes de falarmos das técnicas, vamos conhecer as principais causas e consequências desse comportamento.
ÍNDICE DE CONTEÚDO
Quais as causas da procrastinação?
Algumas das causas comuns de procrastinação são:
- Baixa autoestima, medo de falhar, da crítica ou rejeição.
- Falta de estrutura, motivação ou foco para concluir tarefas desagradáveis ou desafiadoras.
- Perfeccionismo excessivo ou expectativas irrealistas de si mesmo ou do resultado.
- Fadiga de decisão ou dificuldade com o planejamento e sequenciamento de processos de várias etapas.
- Procrastinação relacionada ao relacionamento ou querer evitar conflitos interpessoais.
- Problemas de saúde ou transtornos como TDAH, ansiedade ou depressão.
As causas físicas também incluem: sono inadequado, deficiências nutricionais, estresse, desequilíbrios alimentares, pressão arterial baixa, ingestão inadequada de água, hipotireoidismo, excesso de cafeína, problemas relacionados ao trabalho, obesidade, consumo excessivo de álcool e sedentarismo.
É importante ressaltar que a procrastinação pode afetar negativamente sua vida pessoal e profissional. Pode causar sofrimento psicológico e até mesmo ser taxado como preguiçoso por outras pessoas.
As melhores técnicas para vencer a procrastinação
Aqui estão as técnicas mais eficazes, não somente para vencer a procrastinação, mas para ajudar no gerenciamento do tempo e organização de tarefas.
1. Técnica Pomodoro
A Técnica Pomodoro é eficaz para vencer a procrastinação, pois divide o trabalho em intervalos de tempo gerenciáveis.
Criada por Francesco Cirillo nos anos 80, o método envolve dividir o trabalho em intervalos de 25 minutos, chamados de “pomodoros”, seguidos por pausas curtas.
A ideia de trabalhar em períodos curtos com pausas regulares ajuda a evitar a sobrecarga mental, tornando as tarefas mais acessíveis e menos propensas à procrastinação.
Aqui está um resumo passo a passo da técnica:
- Escolha uma tarefa ou projeto: Selecione a atividade na qual você deseja se concentrar durante a sessão de Pomodoro.
- Defina um temporizador: Configure um cronômetro para 25 a 30 minutos. Durante esse período, concentre-se totalmente na tarefa escolhida, evitando distrações. (Cirillo recomenda usar um cronômetro de cozinha, evitando distrações digitais).
- Trabalhe na tarefa: Durante o período definido, trabalhe na tarefa escolhida até que o temporizador toque. Tente evitar interrupções externas e mantenha o foco na atividade.
- Faça uma pausa curta: Quando o temporizador tocar, faça uma pausa curta de 2 a 3 minutos. Isso serve como um intervalo para descanso e relaxamento.
- Recomece: Após a pausa, retome o trabalho na tarefa por mais uma sessão de 25 a 30 minutos.
- Após quatro sessões, faça uma pausa mais longa: Após completar quatro sessões Pomodoro, faça uma pausa mais longa, geralmente entre 15 a 30 minutos. Isso permite um descanso mais significativo antes de retomar o trabalho.
- Registre as sessões: Ao final de cada sessão Pomodoro, você pode fazer uma marca, como um tick ou um X, em seu bloco de notas para acompanhar o progresso.
Veja nossa ilustração abaixo:
Essa técnica foi projetada para melhorar a concentração, a produtividade e a eficiência, proporcionando períodos focados de trabalho intercalados com pausas regulares para evitar a fadiga mental.
Lembre-se de que as durações específicas podem ser ajustadas com base em sua preferência e nível de conforto. O objetivo é encontrar o equilíbrio que funcione melhor para você.
Para saber mais sobre a técnica, acesse o site The Pomodoro® Technique | Cirillo Consulting GmbH.
2. Técnica GTD (Getting Things Done)
GTD (Getting Things Done) é uma abordagem de gerenciamento de tempo e produtividade desenvolvida por David Allen.
Ela se concentra em organizar tarefas e projetos de maneira eficiente para aumentar a produtividade e reduzir o estresse.
Aqui está uma visão geral de como o GTD funciona e como você pode aplicá-lo:
Capturar:
- O que Fazer: Capture todas as suas tarefas, grandes ou pequenas, em um local confiável, como um caderno, aplicativo de notas ou software de gerenciamento de tarefas. Essa etapa é sobre tirar todas as tarefas de sua mente e colocá-las em um sistema externo.
Esclarecer:
- O que Fazer: Regularmente, revisite suas tarefas capturadas. Para cada tarefa:
- Se ela levar menos de 2 minutos, faça-a imediatamente, se possível.
- Se for uma tarefa que outra pessoa pode fazer, delegue-a.
- Se não for uma ação imediata, decida: a) Agende-a para uma data específica, b) Adicione à sua lista de próximas ações, ou c) Coloque em uma lista de “Projetos” (tarefas que requerem várias etapas para conclusão).
Organizar:
- O que Fazer: Organize suas tarefas em categorias específicas:
- Próximas Ações: Tarefas específicas que você pode fazer imediatamente.
- Projetos: Tarefas que exigem várias etapas para conclusão.
- Agenda: Compromissos ou tarefas específicas a serem feitas em uma data ou hora específica.
- Aguardando: Tarefas que estão pendentes devido a outras pessoas.
- Algum Dia/Talvez: Ideias ou tarefas que você quer fazer, mas não agora.
Refletir:
- O que Fazer: Regularmente, reveja suas listas de próximas ações, projetos e compromissos futuros. Mantenha seus sistemas atualizados e confiáveis.
Compromisso e Engajamento:
- O que Fazer: A cada dia, escolha as próximas ações com base na sua energia, prioridade e contexto. Execute essas ações com foco total, utilizando listas de tarefas contextuais, se necessário.
Revisão Semanal:
- O que Fazer: Reserve um tempo toda semana para revisar suas listas de próximas ações, projetos, compromissos futuros e tarefas “Aguardando”. Assegure-se de que tudo esteja atualizado e relevante. Planeje as ações para a próxima semana.
Dicas Adicionais:
- Use Ferramentas Adequadas: Aplicativos de gerenciamento de tarefas, como Todoist, Trello ou Omnifocus, podem facilitar a implementação do GTD.
- Seja Consistente: O GTD é mais eficaz quando praticado regularmente. Reserve um tempo diariamente para capturar, esclarecer e organizar suas tarefas.
- Adapte ao Seu Estilo: Personalize o sistema GTD conforme suas necessidades. O importante é que ele funcione para você.
Ao seguir o processo GTD de forma consistente, você poderá melhorar significativamente sua produtividade, reduzir o estresse e alcançar um maior senso de controle sobre suas tarefas e projetos.
No Brasil, o livro do autor está disponível com o título: A arte de fazer acontecer: O método GTD – Getting Things Done: Estratégias para aumentar a produtividade e reduzir o estresse.
3. Princípio Urgente/Importante de Eisenhower
O Princípio Urgente/Importante de Eisenhower, também conhecido como a Matriz de Decisão Eisenhower, é uma ferramenta de gerenciamento de tempo que pode ser muito útil para vencer a procrastinação.
A matriz ajuda a priorizar tarefas com base em sua urgência e importância, dividindo-as em quatro quadrantes:
- Urgente e Importante: Tarefas nesse quadrante são tanto urgentes quanto importantes. Elas exigem ação imediata e são cruciais para seus objetivos. Lidar com essas tarefas é uma prioridade.
- Importante, mas Não Urgente: Tarefas nesse quadrante são importantes para seus objetivos, mas não têm uma urgência imediata. Elas devem ser programadas e planejadas, evitando a procrastinação. Ações preventivas e de planejamento geralmente se enquadram aqui.
- Urgente, mas Não Importante: Tarefas nesse quadrante são urgentes, mas não contribuem significativamente para seus objetivos a longo prazo. Elas podem ser delegadas ou minimizadas para liberar tempo para atividades mais importantes.
- Não Urgente e Não Importante: Tarefas nesse quadrante não são urgentes nem importantes. Elas são distrações e devem ser evitadas tanto quanto possível.
Veja o exemplo abaixo fornecido pelo site da RD Station:
O Princípio Urgente/Importante de Eisenhower ajuda você a identificar rapidamente as atividades nas quais você deve se concentrar, bem como aquelas que você deve ignorar.
4. Técnica do Princípio 80/20 (Princípio de Pareto)
O Princípio 80/20, também conhecido como a Lei de Pareto, foi proposto pelo economista italiano Vilfredo Pareto no final do século XIX. Ele observou que, em muitos casos, cerca de 80% dos efeitos vêm de 20% das causas.
Na gestão do tempo e produtividade, o Princípio de Pareto sugere que cerca de 80% dos resultados vêm de 20% das ações.
Portanto, identificar e focar nas tarefas mais importantes e produtivas pode levar a uma eficiência significativamente maior.
Como Aplicar:
- Identificação das Tarefas Críticas: Analise suas tarefas e identifique aquelas que têm o maior impacto. Estas são as tarefas que pertencem ao 20% que produzem 80% dos resultados.
- Foco nas Atividades de Alta Prioridade: Dedique a maior parte do seu tempo e energia às tarefas de alta prioridade. Estas são as atividades que contribuem significativamente para seus objetivos ou projetos.
- Eliminação ou Delegação de Tarefas Menos Importantes: Concentre-se nas tarefas que realmente importam e, se possível, elimine ou delegue as tarefas menos importantes para outras pessoas.
- Revisão Regular: Faça uma revisão periódica das suas atividades para garantir que você está constantemente direcionando sua energia para as tarefas mais cruciais.
Ao usar o Princípio 80/20, você vai priorizar tarefas e focar no que realmente importa, aumentando significativamente a produtividade e eficácia.
Além disso, pode identificar as atividades que trarão os maiores resultados e concentrar seus esforços nelas.
5. Método “Eat that frog”
O método Eat that frog (Coma esse sapo) é uma técnica de produtividade de Brian Tracy, onde o sapo é uma metáfora para sua tarefa mais significativa e mais importante que você provavelmente adiará ou atrasará.
“Eat that frog” significa parar de procrastinar para lidar com as tarefas cruciais, mas desanimadoras. Em seu livro, Tracy explica mais sobre esse método: “Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time.”
No Brasil, está disponível em português o livro “Comece pelo mais difícil: 21 ótimas maneiras de superar a preguiça e se tornar altamente eficiente e produtivo“.
Em essência, qualquer tarefa pode ser um “sapo” – desde que você procrastine sem fim antes de fazê-la.
No entanto, os seguintes tipos de tarefas são mais prováveis de serem classificados como “sapos”:
1. Uma tarefa extremamente difícil
Esta é uma tarefa que você continua adiando porque:
- Tomaria muito do seu tempo,
- É muito difícil, ou
- É simplesmente chato.
Por exemplo, seu “sapo” pode estar fazendo uma extensa pesquisa para um projeto, ou preenchendo muita papelada contábil.
2. Uma tarefa extremamente importante
Essa é uma tarefa que você continua adiando porque é importante demais para ser encoberta – mas também parece ser muito exigente para você se concentrar totalmente nela por um longo período de tempo.
Muitas vezes, o medo de feedback negativo ou resultado indesejado pode afetar muito sua confiança e vontade de fazer uma determinada tarefa. Portanto, você adia para o último minuto e muitas vezes se vê em uma disputa de tempo.
Por exemplo, pode ser uma chamada para um cliente exigente ou estimativas de custo e tempo que você precisa definir para um projeto evasivo.
3. Uma tarefa extremamente importante e difícil
Às vezes, se você está realmente sem sorte, uma tarefa pode ser chata e crucial para o seu trabalho.
Se você é um estudante, você pode encontrar-se em uma situação em que você tem que terminar um projeto ou uma redação em um par de horas porque você procrastinou por muito tempo.
Escrever um artigo de 50 páginas é bastante difícil, quanto mais com restrições de tempo – especialmente se você estiver trabalhando para obter uma nota de aprovação.
Como “comer esse sapo”?
A essência da técnica de gerenciamento de tempo “Coma esse sapo” é simples:
- Rotule suas tarefas para identificar seu “sapo”
- Trabalhe no seu “sapo” logo pela manhã
- Uma vez feito o “sapo”, mude seu foco para tarefas menos cruciais em sua agenda
Para rotular corretamente suas tarefas e identificar sapos, você também pode usar a técnica de gerenciamento de tempo da Matriz de Eisenhower que mencionamos no item 3.
Primeiro, você precisará criar uma lista de tarefas que você precisa fazer no dia seguinte. Em seguida, divida suas tarefas em 4 quadrantes, descrevendo o quanto você quer e precisa fazer uma tarefa:
- Quadrante 1 — tarefas que você não quer fazer, mas precisa fazer
- Quadrante 2 — tarefas que você quer fazer e também precisa fazer
- Quadrante 3 — tarefas que você quer fazer, mas não precisa fazer
- Quadrante 4 — tarefas que você não quer fazer e também não precisa fazer
Seus “sapos” são sempre as tarefas que você coloca no Quadrante 1 – ou seja, as tarefas diárias que você não quer fazer, mas ainda precisa fazer.
No início de cada dia de trabalho, basta trabalhar na tarefa do Quadrante 1 — somente depois de terminar essa tarefa, você deve passar para as tarefas dos outros quadrantes.
Pode parecer relativamente fácil de realizar, mas a essência não está na ordem em que você executa as tarefas – está abrindo o precedente de que você não deve passar para o próximo quadrante até que tenha concluído as tarefas do anterior.
Depois de se acostumar com a rotina de saltar por quadrantes, você deve notar um pico em seu desempenho geral.
6. Metas S.M.A.R.T.
Embora não haja um criador específico da técnica S.M.A.R.T., ela foi popularizada por George T. Doran através de seu artigo “There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives“, publicado na revista Management Review em 1981.
SMART é um acrônimo que significa Specific (Específico), Measurable (Mensurável), Achievable (Atingível), Relevant (Relevante) e Time-bound (Limite de Tempo).
Vejamos abaixo o que cada uma representa:
- S: Específico: Um objetivo específico é aquele em que você sabe o que quer realizar e como vai fazer isso. Também inclui quando e por que você quer trabalhar no objetivo. Em vez de fornecer uma visão geral, uma meta SMART define os objetivos claros que você tem em mente.
- M: Mensurável: Escrever uma meta não necessariamente o mantém motivado. No entanto, uma meta SMART tem fatores ou métricas valiosas que podem ajudar a acompanhar seu crescimento. Você deve ser capaz de medir seu desempenho e avaliar se você teve sucesso ou não.
- R: Alcançável: Outro atributo de uma meta SMART é que ela deve ser realista. Significa que deve ser possível alcançar o objetivo com pura determinação e trabalho árduo. Criar um objetivo que você não pode alcançar não serve para nada.
- R: Relevante: Um objetivo SMART é sempre relevante. Ele serve a um propósito maior e ajuda você a se aproximar um passo do seu objetivo final.
- T: Limite de tempo: Uma meta SMART deve ser concluída dentro de um determinado limite de tempo. Sem um prazo, a meta continua sendo empurrada para o futuro e pode até ficar inacabada. Portanto, as metas SMART são limitadas no tempo para que você saiba quando atingiu a meta.
Veja um exemplo na tabela abaixo:
| Aspecto SMART | Antes | Depois |
|---|---|---|
| Específico | Vou começar a estudar mais. | Vou dedicar 1 hora todas as manhãs para estudar o material do curso de inglês. |
| Mensurável | Vou fazer mais exercícios físicos. | Vou caminhar 5.000 passos todos os dias. |
| Alcançável | Vou aprender um novo idioma em uma semana. | Vou dedicar 30 minutos por dia ao estudo do novo idioma durante os próximos três meses. |
| Relevante | Vou começar a pintar sem ter experiência anterior. | Vou fazer um curso de pintura para iniciantes para aprimorar minhas habilidades artísticas. |
| Temporal (Prazo) | Vou escrever um livro algum dia. | Vou escrever o primeiro capítulo do meu livro até o final deste mês. |
Além de manter melhor o entusiasmo e a motivação, usar o método de metas SMART pode ajudar a vencer a procrastinação, fazendo com que você se sinta conectado aos seus objetivos e tomando medidas ativas para alcançá-los.
E como bônus para você, nosso leitor, preparamos um arquivo para download de um modelo de Metas SMART. Em seguida basta imprimir e usar no seus projetos. (Qualquer feedback, deixe um comentário no final deste artigo).
7. Método ZTD (Zen to Done)
Desenvolvido por Leo Babauta, autor do blog Zen Habits, o método ZTD é uma variação do GTD (Getting Things Done), focada na simplicidade e no estabelecimento de hábitos saudáveis para melhorar a produtividade.
Seu objetivo é ajudar as pessoas a construir hábitos individuais, passo a passo, enquanto trabalham por meio de um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho.
Além disso, o método ensina como adotar uma abordagem simples para melhorar sua produtividade, incentivando-o a se concentrar em formar um hábito de cada vez, fazendo com que a coisa toda pareça muito mais factível.
O ZTD resolve cinco problemas comuns encontrados no GTD:
- Mudanças de Hábito: GTD envolve muitas mudanças de hábito de uma vez, o que pode ser difícil de implementar. Solução: ZTD foca em um hábito de cada vez, garantindo maior sucesso. Use métodos comprovados de mudança de hábito para adotar cada novo hábito com sucesso.
- Falta de Foco na Execução: GTD às vezes se concentra mais em capturar e processar do que na execução das tarefas. Solução: ZTD prioriza a execução simples e sem estresse das tarefas, garantindo que elas sejam concluídas eficazmente.
- Falta de Estrutura: GTD é desestruturado para algumas pessoas. Solução: ZTD oferece hábitos para criar mais estrutura, como o hábito de planejar e o hábito de estabelecer rotinas diárias e semanais.
- Sobrecarga de Tarefas: GTD às vezes leva a sobrecarga devido à inclusão de todas as tarefas, resultando em estresse. Solução: ZTD se concentra na simplificação, retirando tarefas não essenciais para focar no que é importante. Elimine o máximo possível de tarefas do seu prato para que você possa se concentrar no essencial.
- Falta de Foco nos Objetivos: GTD é um sistema de baixo para cima e, por vezes, não se concentra o suficiente nos objetivos importantes. Solução: ZTD pede a identificação de grandes metas semanais e diárias, além de revisar regularmente os objetivos para manter o foco. Identifique as grandes coisas que deseja fazer para a semana e para o dia, mantendo o foco nelas ao longo do ano.
Ele também enfoca 10 hábitos essenciais para aumentar a produtividade e vencer a procrastinação.
A recomendação é que esses hábitos sejam aprendidos e praticados um de cada vez ou em pequenos grupos de 2-3 por cerca de 30 dias cada. Os hábitos são os seguintes:
- Coletar: Anote todas as tarefas, ideias e projetos em um caderno ou outra ferramenta de captura para liberar sua mente e evitar esquecimentos.
- Processar: Tome decisões rápidas sobre itens em sua caixa de entrada, não os adie. Processar suas entradas diariamente ajuda a evitar a procrastinação da tomada de decisões.
- Planejar: Defina Metas Importantes para o Dia (MITs) diariamente e semanalmente. Priorize essas tarefas cruciais e assegure-se de realizá-las.
- Fazer (Foco): Concentre-se em uma tarefa de cada vez, eliminando distrações. Não tente realizar várias tarefas.
- Sistema Confiável e Simples: Mantenha listas de contexto simples e verifique-as diariamente. Use ferramentas básicas e evite sistemas complicados.
- Organizar: Coloque as coisas em seus lugares imediatamente, evitando acumulações desordenadas.
- Revisão: Revise seu sistema e metas semanalmente, enfocando especialmente suas metas a cada semana.
- Simplificar: Reduza suas metas e tarefas ao essencial, mantendo o foco nas atividades importantes.
- Rotina: Estabeleça e mantenha rotinas para criar estrutura em sua vida diária.
- Encontre Sua Paixão: Procure um trabalho que você ame e seja apaixonado. Quando você ama o que faz, a procrastinação é reduzida naturalmente.
Para saber mais, acesse o site Zen Habits.
Dicas finais
Ao começar por em prática qualquer uma destas técnicas e métodos, não espere transformação da noite para o dia. Você desenvolveu o hábito da procrastinação por um longo período de tempo, portanto tenha paciência e não se cobre excessivamente.
Mas você pode mudar o comportamento, pouco a pouco. Se parar de se punir quando procrastina e começar a se recompensar por seus pequenos sucessos, acabará desenvolvendo novos hábitos.
Pode levar tempo e esforço para ajustar seu comportamento, mas valerá a pena a longo prazo. No final das contas, é dar um passo de cada vez e nunca desistir!
E caso se sinta incapaz de aplicar as dicas deste artigo sozinho ou com a ajuda de amigos ou familiares, procure um profissional qualificado, como um Psicólogo ou Coach, de preferência que seja especialista ou tenha experiência no assunto.
Se você sentir que a causa da procrastinação é devido a um problema de saúde, procure um médico imediatamente!
Aproveite para ler também: Melhores Aplicativos para Pessoas com TDAH.
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